System Zarządzania Jakością dedykowany dla BŻ.
Federacja Polskich Banków Żywności jako organizacja infrastrukturalna podejmuje szereg działań na rzecz podnoszenia jakości w III sektorze. Przez tworzenie i utrzymywanie standardów funkcjonowania Banków Żywności, ma pośredni wpływ także na około 3000 organizacji partnerskich Banków Żywności w całej Polsce.
W procesach przygotowawczych do wdrożenia systemu zarządzania jakością, w tym w szkoleniach, brały udział wszystkie Banki Żywności zrzeszone w Federacji. Po uzyskaniu certyfikatu ISO przez Biuro Zarządu Federacji oraz Fundację "Bank Żywności SOS w Warszawie", zaplanowaliśmy opracowanie i wdrożenie dedykowanego Systemu Zarządzania Jakością dla Banków Żywności. Działania te były częścią projektu Rozwoju Strategicznego i Instytucjonalnego realizowanego w 2006 roku, w ramach Programu Phare 2003 "Organizacje pozarządowe na rzecz zrównoważonego rozwoju", Komponent: "Dotacje na rozwój instytucjonalny polskich organizacji samorządowych". Jednostką kontraktującą w tym projekcie był Fundusz Współpracy. Etapy realizacji projektu były następujące:
- Przygotowanie SZJ do wdrożenia - opracowanie systemu zapewniającego odpowiednią pracę organizacji.
- Szkolenia i konsultacje dotyczące wdrożenia DSZJ.
- Wdrożenie DSZJ w 10 Bankach Żywności.
- Audyty wewnętrzne.
Przygotowanie SZJ do wdrożenia - Opracowanie systemu zapewniającego odpowiednią pracę organizacji.
Dedykowany System Zarządzania Jakością (DSZJ) został opracowany na podstawie Systemu Zarządzania Jakością funkcjonującego w Fundacji "Bank Żywności SOS" w Warszawie. Zakres systemu, a także częściowo dokumentacja zostały opracowane na spotkaniu zespołu roboczego - tzw. Komisji Jakości. W zespole roboczym Komisji Jakości wzięli udział przedstawiciele Banków Żywności, konsultant z firmy MADE (która wygrała przetarg na realizację projektowanych działań) oraz pracownicy Federacji Polskich Banków Żywności odpowiedzialni za realizację projektu. Opracowując DSZJ staraliśmy się wziąć pod uwagę specyfikę działalności Banków Żywności. Określono wymagany zakres wdrożenia oraz zmodyfikowano istniejące w BŻ w Warszawie procedury. Dalsze prace, polegające na przygotowaniu instrukcji wdrożenia z określeniem możliwych wyłączeń, dopracowaniu procedur i opracowaniu Księgi Jakości, zostały przeprowadzone przez Konsultanta firmy MADE.
Wprowadzanie zmian w sposobie zarządzania organizacją jak i dopasowywanie procedur do działalności każdego banku było procesem koniecznym dla prawidłowego funkcjonowania DSZJ. Aby proces ten przebiegał sprawnie, konieczne było przeszkolenie pełnomocników w poszczególnych Bankach Żywności oraz umożliwienie skorzystania z pomocy wykwalifikowanego konsultanta ds. wdrożeń systemu zarządzania jakością.
Szkolenia i konsultacje dotyczące wdrożenia DSZJ.
Program szkolenia obejmował wprowadzenie w tematykę zarządzania jakością, przedstawiono korzyści z wdrożenia SZJ oraz omówiono mogące występować podczas wdrażania zmian trudności. Uczestnicy mieli również możliwość wymiany doświadczeń i omówienia różnic w funkcjonowaniu poszczególnych Banków Żywności.
Kolejnym po szkoleniu etapem, było dostosowanie dedykowanego systemu zarządzania jakością do potrzeb każdego z Banków Żywności biorących udział w projekcie. Projekt zakładał przeprowadzenie po 5 konsultacji w każdym Banku. W trakcie prac nad DSZJ w poszczególnych bankach, w ramach dostosowywania go do sytuacji banku, dokonywane były zmiany. Dotyczyły one najczęściej: struktury organizacyjnej, zakresu obowiązków, wykonawców poszczególnych procedur, formularzy do zapisów, dostosowania procedury do istniejącej infrastruktury w danym banku np. brak sieci komputerowej.
Działanie "Wdrożenie DSZJ w 10 Bankach Żywności".
Bezpośrednie prace nad DSZJ zaczęły się z chwilą otrzymania przez Pełnomocników przygotowanej dokumentacji. Od tego momentu rozpoczęły się również konsultacje mające na celu dostosowanie zaproponowanego systemu dedykowanego do specyfiki danej organizacji. Ciężar wdrożenia systemu spoczywał na pełnomocnikach i zarządach wybranych Banków Żywności. Do ich zadań należało porównanie zaproponowanych procedur ze stosowanymi w BŻ oraz w zależności od potrzeb: dostosowanie dokumentacji systemu jakości do rzeczywistości, bądź wdrożenie zmian organizacyjnych zgodnie z wymogami określonymi w zaproponowanej Księdze Jakości. Podczas ostatnich konsultacji dokonano oceny stopnia wdrożenia systemu w poszczególnych Bankach. Ostateczna ocena została dokonana podczas certyfikacji wewnętrznej przeprowadzonej przez Komisję Jakości podczas auditów.
Audyty wewnętrzne.
W celu oceny stopnia wdrożenia DSZJ w poszczególnych Bankach Żywności Komisja Jakości (w skład której, wchodzili przedstawiciele zarządu, biura oraz Banków Żywności), przeprowadziła wizyty certyfikacyjne. Ich celem było ustalenie, czy Bank Żywności wdrożył DSZJ i czy stopień jego wdrożenia pozwalana na przyznanie certyfikatu wewnętrznego przyznawanego przez Federację Polskich Banków Żywności. Podczas spotkania Komisji Jakości przeszkolono jej członków ze sposobu prowadzenia audytów oraz ustalono, że dopuszcza się wystąpienie 5 niezgodności z wymogami systemu. Wszystkie wymagania niezbędne do otrzymania certyfikatu, zaproponowane przez Komisję Jakości, zostały zawarte w formularzu raportu z wizyty certyfikacyjnej, opracowanym po spotkaniu. Ustalenia dotyczące wymagań do certyfikatu zostały przedstawione wszystkim Pełnomocnikom na spotkaniu podsumowującym wdrożenie systemu. Następnie przeprowadzono wizyty certyfikacyjne we wszystkich 10 bankach. Audyty certyfikacyjne potwierdziły uwagi zgłaszane przez pełnomocników na spotkaniu podsumowującym: dostosowanie i wdrożenie systemu wymaga nie tylko zaangażowania, ale i czasu. Zbyt krótki czas funkcjonowania systemu, utrudnił obiektywną ocenę zarządzania jakością w Bankach. Dlatego zdecydowano nie przyznawać wewnętrznego certyfikatu jakości żadnemu bankowi, a audyty potraktować jako źródło informacji do doskonalenia systemu. Jednocześnie Zarząd zdecydował, iż audyty certyfikacyjne będą przeprowadzane na wniosek danego Banku. Jednak warunkiem przystąpienia do audytu, będzie minimum trzymiesięczny okres funkcjonowania systemu. Wynik audytów potwierdził skuteczne funkcjonowanie dedykowanego systemu zarządzania jakością w ośmiu na dziesięć Banków biorących udział w projekcie. Pozytywna ocena uczestników projektu jest mocną przesłanką do kontynuowania działań standaryzacyjnych. Planowane są kolejne projekty mające na celu doskonalenie i poprawę jakości funkcjonowania Banków Żywności.
Youtube
Facebook
