Jak działa system zarządzania jakością w FPBŻ?
Od dnia wdrożenia systemu minęły już cztery lata. Obecnie funkcjonuje w Federacji piąte wydanie Księgi Jakości. Wiele procedur również ma już swoje trzecie, czy czwarte wydania, z kilku z nich w ogóle zrezygnowaliśmy, wdrożyliśmy dwie nowe. Przez ten czas dwukrotnie pomyślnie przeszliśmy audyty recertyfikacyjne. Ostatni z nich - 17 kwietnia tego roku. W praktyce, system zarządzania jakością to przede wszystkim podejście procesowe - zidentyfikowane wcześniej i opisane w księdze jakości procesy, są zarządzane procesowo w sposób oparty na modelu PDCA, zwanym również kołem Deminga. PDCA oznacza: - plan - zaplanuj, do - wykonaj, check - sprawdź, act - podejmij działania korygujące lub zapobiegawcze.
Najważniejsze korzyści, jakie osiągnęliśmy dzięki wdrożeniu systemu zarządzania jakością to:
- ustalone schematy działania pozwalają na profesjonalne pełnienie zadań przez pracowników i wolontariuszy. Ułatwia to przekazywanie obowiązków, wdrażanie nowych osób oraz organizowanie zastępstw. Instrukcje i procedury pozwalają efektywniej wykorzystać czas poświęcany przez wolontariuszy.
- dokumentacja systemu jest gwarancją, że poziom świadczenia usług przez organizację, będzie utrzymany nawet przy dużej rotacji osób - co jest cechą charakterystyczną szczególnie dla III sektora;
- formularze ułatwiają gromadzenie informacji, dzięki nim nic nie ma prawa umknąć - formularz jasno określa, jakie informacje powinny być zapisane;
- w procedurach i zapisach powstających w czasie funkcjonowania systemu, zapisane zostaje "know how", które jest jednym z najcenniejszych zasobów organizacji;
- pracownicy mają możliwość kształtowania swojego środowiska pracy, poprzez możliwość zgłaszania propozycji zmian, przekazywanie informacji klientów i planowanie działań korygujących i zapobiegawczych. Dzięki temu wzrasta świadomość, motywacja i poczucie odpowiedzialności za to, co się dzieje w organizacji. Poczucie wpływu jest silnym czynnikiem motywacyjnym w każdej pracy;
- mapowanie procesów pomogło efektywnie dopasować strukturę organizacyjną do potrzeb. Ważnym elementem systemu zarządzania jakością są jasno określone obowiązki a także szczegółowe planowanie ich zakresu dla nowych stanowisk i dla wolontariuszy;
- system zarządzania jakością na nowo zaangażował pracowników i wolontariuszy w realizację misji organizacji. Dzięki polityce jakości i przełożeniu jej na konkretne cele jakości wynikające z poszczególnych procesów misja stała się bliższa;
- wydzielenie procesów zarządczych (systemowych) i pomocniczych takich jak np. zapewnienie zasobów do funkcjonowania organizacji pozytywnie wpłynęło na planowanie działań strategicznych
