Systemy ewidencji magazynowej
Jednym z podstawowych elementów wpływających na jakość pracy Banków Żywności jest system ewidencji operacji magazynowych, który w sposób przejrzysty i prosty umożliwia gromadzenie i przetwarzanie informacji na temat przyjętej i rozdysponowanej żywności. Wymaganie to wynika z jednej strony z istniejących przepisów prawnych, z drugiej ze zobowiązań wobec darczyńców i donatorów, z trzeciej, z potrzeb wewnętrznego zarządzania i planowania działań w bankach żywności i w całej Federacji.
Dzięki uzyskaniu dotacji na projekt pt. "Przygotowanie banków żywności do programów pomocowych realizowanych w UE", w ramach programu PHARE ACCESS MACROPROJECT 1999 powstała aplikacja "Bank Żywności" opracowana w środowisku DOS przez firmę Info-Tres z Wrocławia. Program funkcjonował w Bankach do roku 2005, kiedy to zastąpił go system BEZET.
System BEZET
Przystąpienie Federacji Polskich Banków Żywności do programu PEAD wymagało stworzenia nowego programu komputerowej ewidencji magazynowej opartego na systemie operacyjnym Windows, umożliwiającego realizację programu zgodnie z wymaganiami Agencji Rynku Rolnego (rozbudowana sprawozdawczość na poziomie ogólnopolskim). Projektowanie nowego systemu, rozpoczęło się na początku 2004 roku - pracownicy biura Federacji przeprowadzili ankietę i wizyty studyjne w Bankach Żywności w trakcie których, zbierane były wymagania na nowy system. Następnie zorganizowano przetarg na realizację zadania - wygrała go firma Newitech Sp. z o.o. z Warszawy. Od 1 stycznia 2005 roku "BEZET" jest został udostępniony Bankom Żywności realizującym program PEAD.
Od początku użytkowania programu Biuro Federacji nieodpłatnie udziela licencji na użytkowanie programu oraz prowadzi wsparcie techniczne i merytoryczne w zakresie jego użytkowania: odpowiada za kontakty Banków Żywności w ramach usług serwisowych z producentem firmy, organizuje cykliczne szkolenia dla użytkowników, udziela konsultacji telefonicznych, opracowuje dokumentację programu - instrukcja użytkownika, procedury opisujące poszczególne przypadki użycia, udziela wsparcia podczas aktualizacji i przy usuwaniu błędów, oraz gromadzi i przekazuje do producenta informacje na temat planowanych modyfikacji i zmian w systemie. Ważnym zadaniem jest rozwój aplikacji i bieżące dostosowywanie jej do potrzeb użytkowników.
Raporty używane przez aplikację BEZET, są opracowywane w programie Crystal Reports, a następnie podłączane do programu. Dzięki temu możliwe jest tworzenie i dodawanie do aplikacji dowolnej liczby raportów. Współpraca z firmą Business Objects zaowocowała przeprowadzeniem warsztatów z tworzenia raportów w Crystal Reports dla przedstawicieli Banków Żywności. Sama umiejętność obsługi Crystal Reports jednak nie wystarczy, dlatego pod koniec roku 2006, zakupiliśmy licencję na program Crystal Reports Proffesional v.XI. Dzięki temu pracę nad przygotowaniem potrzebnych raportów mogła rozpocząć grupa przeszkolonych wolontariuszy współpracujących z biurem Federacji.
Kiedy przystępowaliśmy do projektu utworzenia aplikacji w roku 2004, infrastruktura Banków Żywności nie pozwalała na wdrożenie aplikacji funkcjonującej w sieci. Dziś, kiedy nie ma już przeszkód technicznych, chcemy nadal inwestować w aplikację BEZET tak, aby zmniejszać koszty jej użytkowania - głównie poprzez zastosowanie centralnego serwera. Pozwoli to znacznie ograniczyć koszty administracyjne Banków związane z konserwacją i aktualizacjami programu.
Youtube
Facebook
